Wchodząca w życie ustawa o dokumentach publicznych zakazuje handlu replikami dokumentów publicznych.
Zgodnie z ustawą repliką jest odwzorowanie odwzorowanie lub kopia wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.
Pragniemy zdementować doniesienia medialne zgodnie z którymi za wykonanie ksero dowodu grozi kara pozbawienia wolności do lat 2. Dokładne brzmienie tak głośno komentowanego artykułu 58 tej ustawy, to: „Kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.”. Zatem kara grozi osobie, która powyższe czynności wykonuje w celu zbycia repliki.
Zdaniem UODO nie każda kopia (np. dowodu osobistego, prawa jazdy, itd.) będzie miała cechy autentyczności, ale warto pamiętać, że zgodnie z RODO podmioty je wykonujące mogą odpowiadać za przetwarzanie zbyt szerokiego zakresu danych osobowych (zasada minimalizacji danych).
Kiedy wykonanie ksero jest dopuszczalne?
Banki bardzo często wykonują skan lub ksero naszego dowodu osobistego powołując się na art. 112b ustawy Prawo bankowe. Przepis ten uprawnia je do przetwarzania danych zawartych w dokumentach tożsamości. UODO zwraca jednak uwagę, że nie jest to równoznaczne ze sporządzaniem kopii dokumentów.
Banki mogą również powoływać się na ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (art. 34 ust. 4), zgodnie z którą część podmiotów może sporządzać kopie dokumentów tożsamości klienta (np. dowodu osobistego) w celu zapewnienia bezpieczeństwa finansowego. Oprócz banków, na podstawie tej ustawy, do kopiowania dokumentów uprawnione są również m.in.: firmy ubezpieczeniowe, kantory czy notariusze.
Ustalone zostały trzy kategorie dokumentów publicznych w zależności od ich znaczenia dla bezpieczeństwa państwa.
Dokumenty kategorii pierwszej należą m. in.:
- dowód osobisty;
- dokumenty paszportowe;
- książeczka żeglarska
- dokumenty wydawane przez urzędy stanu cywilnego
- odpisy orzeczeń lub zaświadczenia stwierdzające uprawnienie do: reprezentacji
- danej osoby, dokonania czynności prawnej bądź zarządu określonym majątkiem,
- wydawane przez sądy;
- wypisy, odpisy i wyciągi dokumentów obejmujących czynności notarialne
- wojskowe dokumenty osobiste wydawane osobom objętym ewidencją wojskową
- naklejka wizowa;
- Karta Polaka;
- legitymacja dokumentująca niepełnosprawność lub stopień niepełnosprawności;
- Prawo wykonywania zawodu lekarza;
- Prawo wykonywania zawodu lekarza dentysty;
- prawo jazdy;
- profesjonalny dowód rejestracyjny oraz dowód rejestracyjny pojazdu,
- karta pojazdu;
- legitymacje służbowe (m.in.: policjantów, funkcjonariuszy Straży Granicznej, osób zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych Krajowej Administracji Skarbowej).
Dokumentami publicznymi kategorii drugiej są dokumenty istotne ze względu na bezpieczeństwo państwa, bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i prawnego, w tym dotyczące broni, międzynarodowego przewozu towarów niebezpiecznych,potwierdzające wykształcenie wyższe i specjalistyczne oraz świadectwa dojrzałości, inne niż wymienione w wykazie dokumentów kategorii pierwszej.
Dokumentami publicznymi kategorii trzeciej są dokumenty mające wpływ na bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i prawnego, w tym koncesje, pozwolenia, licencje, zaświadczenia, świadectwa i certyfikaty związane z bezpieczeństwem transportu, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa ukończenia szkoły, legitymacje szkolne i studenckie oraz dokumenty uprawniające do różnego rodzaju ulg (inne niż wymienione w powyższych katalogach).
Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, wykaz dokumentów publicznych kategorii drugiej i trzeciej, mając na względzie konieczność zapewnienia ochrony podstawowych interesów bezpieczeństwa państwa, a także zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego i prawnego.
(Pełny katalog dokumentów publicznych kategorii pierwszej art. 5. ust. 2)
USTAWA z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych