Co zmieniło się od 2019 ?
Od 1 stycznia 2019 akta osobowe zatrudnianych pracowników będą musiały składać się z czterech części, a nie jak dotychczas z trzech.
A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych, i kontrolnych badań lekarskich
B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
C - oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy
D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu
Dokumenty powinny był ułożone chronologicznie i ponumerowane, a każda część powinna zawierać ich wykaz. Dodatkowo dokumenty powiązane ze sobą tematycznie można przechowywać w wydzielonych częściach, w których dokumenty również muszą być ułożone chronologicznie, ponumerowane a dana część musi zawierać wykaz znajdujących się w niej części dokumentów (dodatkowe części numeruje się odpowiednio (A1, B1, C1) – nie dotyczy to części D. Część D jest przeznaczona na dokumenty dotyczące kar nałożonych na pracownika i dzieli się na części dotyczące danej kary, które numeruje się (D1, D2, itd.). Przy usuwaniu odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dla konkretnej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
Oddzielnie dla każdego pracownika należy prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:
- ewidencję czasu pracy
- dokumenty, zgody i wnioski pracownika dotyczące czasu pracy (zwolnienia, indywidualny rozkład czasu pracy, itp.)
- dokumenty dotyczące urlopy wypoczynkowego
- dokumenty związane z wypłatą wynagrodzenia
- dokumenty dotyczące odzieży i obuwia ochronnego
Teczki osób zatrudnionych w roku 2018 i wcześniej mogą zostać bez zmian. W ciągu 12 miesięcy trzeba natomiast dostosować warunki przechowywania wszystkich teczek pracowników - chodzi tutaj o zabezpieczenie dokumentacji papierowej przed zniszczeniem i uniemożliwienie dostępu do niej osobom nieupoważnionym.
W rozporządzeniu, które wprowadziło te zmiany dokładnie opisane są również wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej.
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Aby dowiedzieć się więcej o możliwości skrócenia czasu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat warto zajrzeć do broszury ZUS tutaj.